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作风革命 效能革命|企业发展及综合办公室


  “现在方便了很多,不用手写登记,很多内容直接下拉选择就行。”在企业发展及综合办公室,前来用印的直管十一部职工陈昌红,一边扫“合同类用印登记台账”二维码,一边说道。

  作风革命、效能革命开展来,企业发展及综合办公室结合“我为群众办实事”,积极思考如何办好“微实事”,既更好地服务基层,也提高工作效能。用印管理就是其中之一。

  以往,基层前来用印都需手写登记台账,手写登记存在速度慢、字迹潦草、日后不易查找等问题,尤其是同一时段前来用印的人较多时,往往会出现“等”的情况。“我们在想,怎么在规范管理的同时,又能让大家办起来方便一点、快一点,”公司企业发展及综合办公室副主任钱超介绍道:“信息化手段,是一个突破口。”

  企业发展及综合办公室结合实际,与费控及信息中心多次研究和测试后,对用印登记台账分两类进行“信息化管理”。对OA审批的用印审批单,无需再手写登记用印台账。“我们在OA系统新增了一个功能,通过OA审批的会采集相关数据自动生成电子台账,申请人前来用印时打印后会自动生成流水号,”企业发展及综合办公室印章专管员黄颖说道。对纸质审批的用印审批单,则实现“码”上登记——企业发展及综合办公室梳理了印章类别、登记事项,借助“腾讯在线文档”,制作登记台账表单,并生成二维码粘贴于工作台。以“合同类用印登记台账”二维码为例,扫码后跳出合同类型、用印资料明细、涉及金额、印章名称等18项内容,其中7项只需下拉选项即可,实现快速登记。表单登记完成后,后台自动汇总在表格里,便于归档以及日后查找、调阅资料。

  此外,企业发展及综合办公室还针对项目经理部签证及资料专用章中的常见疑惑,整理选题,自己拍摄、录制、剪辑讲解视频。每个视频时长2至3分钟,简明讲授印章管理和使用注意事项。企业发展及综合办公室职工杨若尹表示,视频大家随时随地都能看,可减少集中参会参培,目前已制作完成1个,后续还将继续剪辑,依次发到基层。

  下一步,企业发展及综合办公室在做好办会、办文等工作的同时,也将持续在“微实事”上发力,通过“微实事”,不断提高办事效率、提高服务效能。

 

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